כדי לנהל מוסד בצורה אחראית, לא מספיק לדעת מהי היתרה בחשבון הבנק. חשוב להבין מה מקור כל הכנסה, עבור איזו מטרה התקבלה, לאיזו פעילות שייכת כל הוצאה וכיצד הנתונים משתלבים בתקציב הכולל.
מוסדות בקליק מאפשרת לנהל את ההכנסות וההוצאות לפי מבנה הפעילות של המוסד. ניתן לשייך תנועות לקטגוריות, תתי־קטגוריות, פרויקטים, קמפיינים, ספקים וסוגי פעילות.
כל המידע שמאחורי התנועה
לכל הכנסה או הוצאה ניתן לשמור את הפרטים הנדרשים: סכום, תאריך, אמצעי תשלום, ספק או תורם, מסמך מצורף, פרויקט והערות פנימיות.
כך, כאשר חוזרים לתנועה לאחר מספר חודשים, אין צורך לחפש במיילים, בתיקיות או בגיליונות חיצוניים. המידע נשמר יחד עם הפעולה הפיננסית וניתן לאיתור באמצעות חיפוש וסינון.
דוחות שמסבירים את הנתונים
המערכת מאפשרת לבחון את הפעילות הפיננסית מזוויות שונות:
- הוצאות לפי קטגוריה ותת־קטגוריה.
- הכנסות לפי מקור.
- פעילות לפי פרויקט או קמפיין.
- השוואה בין הכנסות להוצאות.
- פירוט לפי תקופה, ספק או אמצעי תשלום.
- השוואה בין הביצוע בפועל לבין התקציב שהוגדר.
המטרה אינה להציג עוד טבלה עמוסה במספרים, אלא להפוך את הנתונים לכלי ניהולי. כך ניתן לזהות תחומים שבהם ההוצאות גדלו, להבין אילו פעילויות מאוזנות ולבחון היכן נדרש שינוי.
עבודה מסודרת בין אנשי הצוות
ניתן לנהל מידע בצורה אחידה גם כאשר כמה עובדים מטפלים בפעילות הפיננסית. במקום שכל עובד ישמור נתונים בצורה אחרת, המערכת יוצרת תהליך עבודה קבוע וברור.
התוצאה היא פחות טעויות, פחות מידע כפול ויכולת טובה יותר לקבל החלטות על בסיס נתונים עדכניים.