יתרה חיובית בחשבון אינה תמיד מעידה שמצב המוסד תקין. ייתכן שקיימות התחייבויות גדולות שטרם שולמו, הוצאות קבועות שצפויות לרדת או תרומות שנרשמו אך עדיין לא התקבלו.
מוסדות בקליק מאפשרת לשלב בין נתוני העבר, התחייבויות עתידיות, תשלומים צפויים והתקציב שהוגדר, כדי לקבל תמונה טובה יותר של התקופה הקרובה.
בניית תקציב לפי מבנה המוסד
ניתן להגדיר תקציב כללי או לחלק אותו לפי:
- פרויקטים.
- מחלקות ותחומי פעילות.
- קטגוריות ותתי־קטגוריות.
- קמפיינים.
- תקופות וחודשים.
בכל שלב ניתן להשוות בין הסכום שתוכנן לבין ההכנסות וההוצאות שבוצעו בפועל. כך ניתן לזהות חריגות לפני שהן הופכות לבעיה משמעותית.
תחזית תזרים מזומנים
תחזית התזרים מרכזת את הכספים הצפויים להיכנס ואת ההוצאות הצפויות לרדת. היא יכולה להתבסס על התחייבויות תורמים, הוראות קבע, חיובים חוזרים, הוצאות קבועות, תשלומים לספקים ונתונים פיננסיים קיימים.
במקום לגלות ברגע האחרון שחסר כסף לתשלום מסוים, הנהלת המוסד יכולה לראות מראש תקופות שבהן צפוי עומס ולהיערך בהתאם.
מעבר מניהול תגובתי לניהול מתוכנן
כאשר התקציב והתזרים מוצגים בצורה ברורה, ניתן לבחון שאלות ניהוליות אמיתיות:
- האם ניתן להתחיל פרויקט חדש?
- האם ההכנסות הקבועות מכסות את ההוצאות הקבועות?
- באיזה חודש צפוי קושי?
- איזה פרויקט חורג מהתקציב?
- וכמה כסף באמת פנוי לשימוש?
המטרה היא לא רק לתעד את הפעילות, אלא לאפשר למוסד לתכנן אותה בצורה אחראית ומבוססת נתונים.